Aby jasno określićobowiązki sekretarza, trzeba wiedzieć, o kim dokładnie mówi. W końcu ten post może być oglądany pod kilkoma kątami. Znany na przykład jako sekretarz-referent jako pracownik biurowy, sekretarz generalny jako szef (szef) organizacji, sekretarz stanu jako urzędnik państwowy, sekretarz jako osoba dyplomatyczna, sekretarz szefa jako pracownik i inne opcje. Najczęściej, odnosząc się do tego stanowiska, mają na myśli pracownika, który wykonuje zadania (instrukcje) jako dyrektor przedsiębiorstwa, a także poszczególni kierownicy jego działów strukturalnych. Okazuje się, że oficjalne obowiązki sekretarza w tym przypadku sprowadzają się do wykonywania pojedynczych zamówień na rozwiązywanie problemów organizacyjnych i technicznych.

Co powinien wiedzieć i powinien wiedzieć sekretarz

Sekretarz musi wykonywać codziennie następujące funkcje:

1. Otrzymuj informacje od podwładnych do przekazania do swojego przełożonego.
2. Zorganizuj menedżera komunikacji telefonicznej. Pod jego nieobecność, weź informacje, a następnie zwróć uwagę reżysera.
3. Odbieraj i przechowuj zapisy wiadomości telefonicznych.
4. Aby stworzyć warunki do normalnej pracy głowy: aby monitorować zapotrzebowanie na materiały biurowe i sprzęt biurowy.
5. Pomoc w organizacji produkcjispotkania i spotkania. Aby przybliżyć uczestnikom datę, miejsce i godzinę wydarzenia. Zbierz niezbędne materiały, zapewnij obecność obecnych i zachowaj protokoły ze spotkania.
6. Prowadzenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie. W tym celu sekretarka powinna otrzymywać, systematyzować przychodzącą korespondencję i przekazywać ją kierownictwu. Następnie na podstawie narzuconej wizy do przekazania dokumentów wykonawcom pod listą. Do obowiązków sekretarza należy również kontrola przebiegu, terminu i wyniku ich wykonania.
7. Wykonuj prace nad drukowaniem i reprodukcją dokumentów.
8. Zorganizuj odbiór odwiedzających do szefa firmy i, jeśli to możliwe, stwórz warunki do szybkiego rozwiązywania problemów.

Aby spełnić te pozornie proste obowiązki służbowe sekretarza, pracownik powinien wiedzieć:

• cały skład zarządzania przedsiębiorstwem i jego poddziałami strukturalnymi;
• statut, personel i strukturę przedsiębiorstwa, jego profil, perspektywy rozwoju i specjalizację;
• dokumenty normatywne dla prawidłowego wykonywania pracy biurowej;
• zasady korzystania ze środków wyposażenia biurowego i łączności;
• zasady BTW, OT, bezpieczeństwa przeciwpożarowego i sanitarnych w przemyśle;
• zasady organizacji pracy w miejscu pracy;
• akty normatywne i prawne, zamówienia, uchwały, zamówienia na planowanie, księgowość i zarządzanie jakością wykonanych prac.

Specyfika urzędnika

Jeśli jest bardziej szczegółowy, wąskispecjalizacja, sytuacja jest nieco inna. Weźmy na przykład oficjalne obowiązki sekretarza duchownego. W tytule stanowiska aspekt wykonanej pracy jest jasno określony. Zwykle w każdym przedsiębiorstwie istnieje już oficjalna instrukcja, w której wskazane są wskazówki specjalisty w zakresie prowadzenia dokumentacji. Jeśli nie ma takiej instrukcji, lepiej ją utworzyć. Aby to zrobić, skorzystaj z przewodnika po kwalifikacjach, który ma przybliżone próbki. Następnie standardowa wersja musi zostać sfinalizowana dla konkretnej organizacji, biorąc pod uwagę specyfikę i cechy wewnętrzne. Ogólnie rzecz biorąc, obowiązki sekretarza-sekretarza muszą wyraźnie wynikać z trzech głównych obszarów:

1. Pracuj z korespondencją. Recepcja, przetwarzanie jej w nowoczesny sposób i terminowa wysyłka.
2. Właściwe utrzymanie wewnętrznej dokumentacji.
3. Rejestracja, ścisłe rozliczanie i przekazywanie dokumentów do archiwum w celu ich bezpiecznego przechowywania.

Cechy pracy referenta

W niektórych przedsiębiorstwach, takichpost obejmujący szeroki zakres obowiązków: od "help desk" do "asystenta reżysera". Taki ekspert musi posiadać szeroką wiedzę i dobrą znajomość sytuacji. Oficjalne obowiązki sekretarza reportera są nieznacznie poszerzone w związku ze wzrostem autorytetu. Ogólnie rzecz biorąc, jest to zwykła praca sekretarza, ale słowo "referent" wprowadza pewne dodatki do standardowej listy. W szczególności recenzent-sekretarz może niezależnie przyjmować gości w określonych kwestiach. Posiadając pewne informacje, jest w stanie podejmować własne decyzje. Ponadto, referent wykonuje odpowiedzialne zadania głowy dotyczące działalności gospodarczej organizacji (przedsiębiorstwa). Czasami sekretarz-referent jest odpowiedzialny za utrzymanie zarządzania rekordami personelu. Odbywa się to tylko wtedy, gdy łączna kwota pracy pozwala na wykonywanie dodatkowych obowiązków.